El blog de Isa: agosto 2011

TEMA 3

REDACCIÓ I ESTIL EN LA COMUNICACIÓ VIRTUAL

1. INTRODUCCIÓ

La qualitat dels textos escrits que redactem i transmetem és molt important en la nostra tasca professional, mostren l’imatge de l’emissor, la seva relació amb els clients i l’empresa per a la qual treballa, és a dir, ens ajuda a descobrir la imatge de l’empresa i dels seus productes i serveis, si dóna bona imatge o mala imatge. El nivell de formalitat depèn del tema el propòsit i la relació entre emissor i receptor.

Els missatges de correu electrònic, cada dia, són més importants en les comunicacions internes i externes habituals d’una empresa, per això són necessàries unes bones estratègies de redacció, per a que siguin entenedors, concisos, formals i correctes.

2. BLOC 1. ABANS DE COMENÇAR A ESCRIURE

El correu electrònic és un canal de comunicació molt àgil perquè permet transmetre qualsevol escrit quasi simultàniament.

Són textos escrits de comunicació unidireccional i diferida, ja que el receptor no està present i s’envia per a que sigui llegit posteriorment.

Els correus electrònics presenten les característiques generals dels textos escrits.

· No consten de missatges no verbals per a la verificació de la comprensió del missatge.

· Estructura tancada, amb principi i final.

· Escrit més correcte, formal, explícit i més precís que l’oral.

2.1. Planificació de l’escrit

· S’ha de pensar el que es vol escriure abans.

· S’ha de pensar l’ordre formal i de contingut que es vol usar.

· S’han de determinar el text més adequat i el model de llengua més adient.

2.2. Anàlisi de la situació comunicativa

Abans d’escriure el missatge hem d’analitzar els participants i els factors que resoldran el text.

Emissor Þ el qui elabora el text i l’adreça a algú. Hem de tenir en compte:

· En nom de qui escrivim el text, si en nom propi o en nom d’un col·lectiu.

· Quina imatge s’ha de transmetre de nosaltres.

Receptor Þ el destinatari del correu. Cal saber:

· A qui va adreçat i quina relació tenim amb el receptor.

· Què sap del tema i què necessita saber.

· Com entendrà millor el text.

Cal adaptar el contingut, l’estructura i el llenguatge segons a qui vagi adreçat.

Canal i tipus de text

Cal tenir clar el canal mitjançant s’envia el correu i és aconsellable una salutació i un comiat, els quals indiquen l’inici i l’acabament del text. També hi ha de constar la denominació breu del tema (substantius o frases curtes).

Els correus electrònics solen ser breus i monotemàtics i, és millor no incloure molts temes diferents. Si hem d’enviar un missatge llarg és recomanable incloure un fitxer adjunt, fent-hi referència al text.

Els correus han de tenir el nivell de formalitat d’un text escrit.

Objectiu de comunicació

Hem de definir l’objectiu del missatge per a determinar l’informació necessària i el registre lingüístic més adequat. Cal tenir en compte:

· Què es vol aconseguir amb el text.

· Quina reacció ha de tenir en el destinatari.

· Què he d’explicar i com ho he de fer.

2.3. Generació i selecció d’idees

Hem de concretar el contingut del missatge, per exemple, amb notes soltes i la recollida d’informació. Després hem de fer una selecció, de la informació necessària i de la innecessària.

3. BLOC 2. REDACCIÓ DEL MISSATGE

És necessari anar fent esborranys per a la bona redacció d’un text, tots els que siguin necessaris fins arribar a la versió final.

Cada persona ha de trobar les seves pròpies estratègies per a la redacció dels seus textos i adquirir criteris per a una adequada redacció.

3.1. Primers esborranys

El nombre d’esborranys és indeterminat i va en funció de la necessitat de cada persona.

A partir del guió o les notes prèvies es pot començar a redactar el missatge, desenvolupant-lo per parts i buscant l’ordre més adequat i les frases significatives. Cal llegir-lo les vegades que facin falta per tal d’anar millorant-lo.

3.2. Cap a la versió definitiva

S’ha d’anar revisant el text per tal d’incorporar noves idees o modificar alguna part incorrecta, a més de consultar dubtes de vocabulari o d’ortografia. Tot això és important per tal d’evitar problemes que afectin la comprensió del text.

Després de tot això podrem fer la revisió final per a:

· Polir els aspectes formals del text.

· Assegurar-nos que hem distribuït correctament l’espai de la pantalla.

· La bona divisió en apartats i paràgrafs.

· Confirmar que hi consten tots els elements recomanats (salutació, comiat, signatura, títol...)

· Confirmar que es transmet el missatge desitjat i que serà comprés amb facilitat.

3.3. Adequació

Dins d’aquesta qualitat fem referència a les característiques del text:

· VARIETAT Þ llengua col·loquial o llengua estàndard

· REGISTRES LINGÜÍSTICS Þ varietats funcionals de la llengua, com els registres formals i col·loquials

Grau de formalitat

Trets de formalitat:

· Fórmules de salutació i de comiat.

· Correcció lingüística.

· Absència de dialectes i de col·loquialismes

· Informació objectiva

· To neutre

De totes formes, el grau de formalitat s’hauria de situar en una franja mitjana, ni massa culte i elaborat, ni massa informal i sobretot, utilitzant un to cordial i certa subjectivitat.

El propòsit del missatge

Un altre factor a tenir en compte és el tipus de text segons l’objectiu del missatge.

· Missatges referencials Þ transmeten informació objectiva i requereixen una llengua neutra que mostri claredat.

· Missatges instructius Þ contenen instruccions, consells o suggeriments. Han de ser precisos per a la seva fàcil comprensió però requereixen molta cortesia.

· Missatges protocol·laris Þ tenen l’objectiu de crear o afermar llaços entre les relacions de persones o institucions, i per això s’usen fórmules de cortesia i un to amable.

El tipus de contingut del missatge

També hem de fer referència a les respostes a queixes i demandes dels usuaris.

· Missatges de continguts positiu i neutre

- No ofereixen gran dificultat

- És recomanable usar un to cordial, segons el tipus de relació

· Missatges de continguts negatiu

- Cal que mostrin comprensió

- Cal començar el missatge fent referència a què comprenem la opinió

- Cal que mostrin cortesia

- S’han de fer servir salutacions neutres (senyor, senyora...atentament) i no fórmules de proximitat (benvolgut, cordialment,...)

3.4. Coherència

La coherència fa referència a l’organització de les idees, la qualitat de la informació i les relacions de significat dins del text.

Les divisions i ordre són els principals recursos per a aconseguir una bona coherència del text, per això fem referència a la progressió temàtica, que és l’aparició progressiva d’idees noves a partir d’idees conegudes o exposades.

Esquemes lògics

Els textos es solen dividir en tres parts, normalment:

· INTRODUCCIÓ Þ presentació del tema o a vegades, l’objectiu del text.

· DESENVOLUPAMENT Þ exposició de les idees.

· CONCLUSIÓ Þ síntesi final i tancament del text.

A part de l’esmenta’t anteriorment, cada text sol seguir un cert ordre convencional, per exemple:

· TEXTOS NARRATIUS Þ plantejament, nus i desenllaç.

· TEXTOS DESCRIPTIUS O EXPLICATIUS Þ ordre d’exposició, de general a específic o la inversa.

· TEXTOS INSTRUCTIUS Þ agrupen consells o recomanacions seguint un ordre cronològic a seguir pel destinatari.

Relacions lògiques

També són molt importants les relacions entre les idees:

· Les relacions de contigüitat, causa, ordre cronològic...

· Salts o buits lògics entre les frases.

· Ambigüitat o contradicció entre les frases.

Paràgrafs

Els paràgrafs són agrupacions de frases amb les següents característiques:

· Són unitats temàtiques i gràfiques al mateix temps.

· Marquen els girs temàtics de la informació.

· Són un bon recurs de presentació gràfica i ens marca la relació entre les idees.

· Solen tenir entre dos i cinc oracions però les possibilitats són diverses.

Els paràgrafs que tenen més importància són l’inicial i el final.

Marcadors textuals

Els marcadors textuals són expressions que ens avancen informació i que ens ajuden a la comprensió del que llegirem a continuació, és a dir, ens facilitaran la lectura. Alguns exemples serien:

· D’una banda...d’altra banda.

· En resum,...

· En conseqüència,...

3.5. Cohesió

Les frases estableixen lligams entre elles per a aconseguir una lògica del text, com ara repetició de mots, referència a elements anteriors, signes de puntuació,...

Cohesió lògica Þ és la que establim mitjançant mots.

· Podem usar sinònims o pronoms per no repetir mots.

· Influeix en la claredat i la precisió del text.

Cohesió sintàctica Þ estableix la coordinació i subordinació entre oracions.

· Es solen usar conjuncions i altres formes lingüístiques, com ara adverbis.

· Estableixen una jerarquia significativa entre dues oracions.

Els signes de puntuació i el seu bon ús també es consideren elements de cohesió molt importants.

3.6. Correcció lingüística

La correcció lingüística assegura la bona comprensió del text i afavoreix la bona imatge de l’escriptor, no només errors ortogràfics sinó també errors lingüístics.

És recomanable fer una lectura atenta final per a la bona correcció.

3.7. Llegibilitat

Els textos més llegibles són més fàcils d’entendre i són els que tenen un registre lingüístic adequat i una estructura coherent.

Llegibilitat gràfica

· Mida de lletra adequada.

· Espais blancs entre apartats i paràgrafs.

· Marques d’èmfasi com ara ús de negretes o cursives.

· Els textos curts amb la informació necessària sempre seran més fàcils de llegir.

Llegibilitat lingüística

· Mots coneguts, curts i concrets.

· Frases senzilles i ordenades.

· Llenguatge clar i accessible.

4. BLOC 3. MODEL DE LLENGUA

És tant important allò que comuniquem com, com ho comuniquem. En aquest cas, l’ús de la llengua adequadament és molt important. L’ús adequat d’aquesta llengua és un sistema de signes ric i variat que ens permet moltes possibilitats.

A més del significat literal de les frases, és molt important el significat connotatiu que se’n fagi el destinatari, és a dir, les idees i deduccions que se’n pugui fer.

En les relacions comercials i professionals, el model de llengua és importantíssim: ha de reflectir un tracte respectuós i cordial per tal d’aconseguir unes bones relacions.

4.1. La comunicació funcional

Les comunicacions professionals han de ser clares i fluïdes, per això els textos s’han de redactar amb funcionalitat i economia.

· COMUNICACIONS INTERNES Þ assegurar una bona gestió de l’organització.

· COMUNICACIONS EXTERNES Þ estableixen relacions comercials.

Cada comunicació es relaciona amb una activitat i persegueix un resultat.

Llenguatge funcional

Els textos que es redactin en l’àmbit professional s’han d’escriure amb un llenguatge funcional, accessible, de fàcil lectura i amb la informació necessària per a ser entès.

· ECONOMIA Þ un text curt però que contingui la informació necessària és molt millor.

· CLAREDAT Þ l’objectiu del text s’ha de veure amb la primera lectura i, la informació s’ha de presentar d’una manera clara i estructurada.

· PRECISIÓ Þ s’ha d’utilitzar un estil directe sense ambigüitats ni eufemismes (mots clars i evitar tecnicismes).

4.2. Llengua estàndard

La veritat comuna o estàndard ha de ser el model de referència en els textos que adrecem en l’àmbit professional. Podem usar neologismes (mots nous) o paraules provinents d’altres llengües però amb cura. També s’han d’evitar les paraules massa tècniques o molt locals.

4.3. El llenguatge planer

Entenem com a llenguatge planer a l’elaborat amb el màxim de recursos, que n’assegurin la comprensió i la llegibilitat i que respectin els drets de les persones. Aquest concepte de llenguatge planer procedeix dels moviments reivindicatius de les associacions de consumidors dels Estats Units (PLAIN ENGLISH MOVEMENT).

5. BLOC 4. PAUTES D’ESTIL

Disposem de diverses opcions d’estil per a escriure un missatge.

5.1. L’elecció dels mots

És recomanable escollir mots habituals i coneguts, és a dir, que siguin clars.

Sinònims

El millor és evitar paraules complexes i poc freqüents:

· Semblança enlloc de concomitància

· Estructura enlloc d’estructuració

· Inevitable enlloc d’ineluctable

· Abans enlloc de prèviament

Estrangerismes

Cal evitar l’ús d’estrangerismes innecessaris:

· Lloc enlloc de puesto

· Correu enlloc de mail

· Termini enlloc de plaç

· Destinació enlloc de destí

· Professional independent enlloc de free-lance

Arcaismes

També cal evitar mots de formalitat molt alta o arcaics:

· Fins i tot enlloc d’adhuc

· Sinó enlloc d’ans

· El seu enlloc de llur

Adverbis acabats en -ment

· Ara enlloc d’actualment

· Sovint enlloc de freqüentment

· Amb cura enlloc d’acuradament

· Després enlloc de posteriorment

Significat inconcret

No és recomanable usar mots de significat massa general o inconcret, per exemple, si s’usa la paraula tema s’ha d’especificar el tema del que es parla. També cal evitar mots massa subjectius, com ara fantàstic o grandíssim.

Tecnicismes

S’han d’usar mots especialitzats amb moderació per a evitar que no s’acabi d’entendre el missatge.

5.2. La construcció d’oracions

És recomanable no abusar de les estructures sintàctiques complexes i destacar les idees principals. Recomanacions:

· Redactar amb criteris d’economia.

Utilitzar un estil concís que va directament a la idea que es vol expressar i estalviar qualsevol expressió sobrera. S’han d’evitar expressions redundants. Exemple:

- L’objectiu d’aquest llibre, adreçat al públic general no especialista, és presentar de manera general les bases de l’economia social.

- Aquest llibre presenta les bases de l’economia social al lector o especialitza. (CORRECTE)

· Seguir un ordre lògic.

S’han d’ordenar els elements de l’oració segons l’ordre convencional.

- SUBJECTE+COMPLEMENTS NOMINALS+VERB+COMPLEMENTS VERBALS

· Situar la informació principal a l’inici de l’oració.

Exemple:

- Un vincle de comunicació entre totes les persones que formen l’empresa és el butlletí mensual.

- El butlletí mensual és un vincle de comunicació entre totes les persones que formen l’empresa. (CORRECTE)

· No abusar de les oracions passives o impersonals perquè resulten poc clares.

Les oracions impersonals poden estar justificades en alguns casos, per exemple, quan desconeixem el subjecte o no té importància. Exemple:

- Les sol·licituds de material hauran de ser adreçades al cap de cada departament per part dels empleats.

- Els empleats hauran d’adreçar les sol·licituds de material al cap del seu departament. (CORRECTE)

· Evitar ambigüitats.

Exemple:

- Hi haurà classes gratuïtes per al personal d’informàtica.

- Hi haurà classes d’informàtica gratuïtes per al personal. (CORRECTE)

· Evitar paràfrasis o circumloquis.

Exemple:

- Tenim la necessitat d’aplicar mesures adequades per disminuir les despeses de missatgeria i transport.

- Necessitem mesures per disminuir les despeses de missatgeria i transport. (CORRECTE)

· Evitar estructures negatives.

Exemple:

- Temes encara no resolts.

- Temes pendents. (CORRECTE)

· Hem d’evitar la monotonia i utilitzar un vocabulari ric i variat en enllaços sintàctics.

5.3. El to de l’escrit

És aconsellable un to cordial i respectuós per a establir unes bones relacions de proximitat amb el destinatari.

To neutre i objectiu

Sempre hem d’aportar dades precises i fiables i, prescindir d’expressions molt subjectives per a configurar un estil neutre i directe. Exemples:

· Alguns empleats han sol·licitat dos torns de vacances en mesos separats.

· Catorze empleats han sol·licitat dos torns de 15 dies dins el període de juliol-agost. (CORRECTE)

Tracte respectuós

S’han d’evitar els judicis i les instruccions directes i, especialment en missatges negatius; cal mantenir l’amabilitat i la cortesia. També hem de tenir cura que el text no reflecteixi perjudicis, com ara tractaments sexistes o tòpics sense fonaments. Exemples:

· Si no ha fet efectiu l’import de la seva subscripció anual abans del 30 de juny, ens veurem obligats a suspendre l’enviament de la publicació.

· No ens consta haver rebut l’import de la seva subscripció anual. Si encara està interessat a rebre aquesta publicació, li demanem que ens el faci arribar abans del dia 30 de juny. (CORRECTE)

Amabilitat

L’amabilitat ha d’aconseguir un punt equilibrat entre la cordialitat i la cortesia.

Cal personalitzar les comunicacions, sobretot quan responem un missatge fent referència breu del contingut o la consulta. També podem fer referència a un circumstància personal que coneguem del destinatari, però ha de ser breu i al principi del missatge i, sobretot si l’ocasió s’hi presta.

Hem d’usar les fórmules de cortesia i les convencions pròpies de la llengua escrita.

To positiu

Aquest to positiu ens ajuda a mantenir una relació cordial. Exemples:

· El seu informe és inacceptable. El plantejament és erroni i conté dades falses.

· He observat alguns errors en l’informe que he rebut. Li suggereixo en revisis el plantejament inicial i comprovi la fiabilitat de les dades. (CORRECTE)

El blog de Isa

miércoles, 31 de agosto de 2011

FACEBOOK PER A ENSENYAR I APRENDRE

ACTIVITAT 2. REDACCIÓ I ESTIL EN LA COMUNICACIÓ VIRTUAL